Oportunidades profesionales

Título profesional:                                              Administradora de Oficina
Departamento:                                         Oficina del CEO
Informes a:                                           Presidente & Director Ejecutivo
FLSA y situación laboral:             Exento y a tiempo completo
Ubicación:                                              Híbrido. Newark, NJ (L-J), Teletrabajo (V)

Choose New Jersey busca un/a profesional con experiencia para el puesto de Administrador/a de Oficina. El/La Administrador/a de Oficina reportará al Director Ejecutivo y se encargará de la administración y coordinación de la oficina, tanto para el Director Ejecutivo como para el equipo de Choose New Jersey. El/La candidato/a seleccionado/a desempeñará diversas funciones administrativas y operativas. Esto requiere experiencia, conocimientos y habilidades, incluyendo la capacidad de comunicarse con ejecutivos de alto nivel y sus representantes, tanto internos como externos a la organización.

Responsabilidades:

• Apoyar la gestión de la agenda del director general programando y confirmando citas, conferencias, reuniones y viajes según sea necesario. Utilizar el criterio para establecer prioridades en las citas y reprogramarlas.
• Proporcionar apoyo administrativo general para garantizar el buen funcionamiento de la oficina, incluyendo la gestión de suministros, la tecnología de las salas de conferencias, la organización de eventos, el mantenimiento de un espacio de trabajo ordenado y acogedor (incluyendo la cocina y las zonas comunes), y la realización de tareas de mantenimiento sencillas como el riego de las plantas de oficina.
• Prestar asistencia en la preparación y distribución de comunicaciones, materiales para reuniones y correspondencia básica según sea necesario.
• Servir de enlace entre el equipo directivo, el personal y diversos clientes internos y externos, respondiendo a llamadas y organizando reuniones, videoconferencias y visitas a las instalaciones.
• Coordinar la logística, según sea necesario, para las reuniones departamentales, las reuniones del personal, las reuniones de la junta directiva y las visitas a las instalaciones.
• Complete los informes de gastos de acuerdo con las directrices de gastos de Choose New Jersey para directores ejecutivos.
• Servir de punto de contacto para el uso externo de las salas de conferencias de Choose New Jersey.

Habilidades / calificaciones:

• Licenciatura en Administración de Empresas o campo relacionado, o experiencia laboral equivalente relevante.
• Mínimo dos años de experiencia en apoyo a ejecutivos de alto nivel; experiencia previa en el gobierno es una ventaja.
• Sólidos conocimientos de Microsoft Suite y habilidades avanzadas de gestión de calendarios en Outlook.
• Sólidas habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples tareas con prioridades contrapuestas de forma rápida y eficiente.
• Excelentes habilidades de comunicación, incluyendo redacción y corrección, con capacidad para interactuar profesionalmente con colaboradores y personal. Sólidas habilidades de comunicación telefónica y personal para representar a la empresa ante todos los grupos de interés externos.
• Capacidad demostrada para anticipar necesidades, buscar información relevante y proporcionar respuestas adecuadas y oportunas.
• Historial de construcción de relaciones de trabajo eficaces y colaborativas que dependen de la confianza mutua, la integridad, la discreción y la confidencialidad, el buen juicio y la diplomacia.
• Demostró iniciativa, ingenio y voluntad de desarrollar nuevas habilidades y conocimientos.
• Experiencia demostrada en el manejo de información sensible y confidencial.

Información Adicional:

• La autorización para trabajar en los EE. UU. es un requisito previo para el empleo.
• Se requiere un método de transporte fiable y constante.
• Los requisitos físicos de este puesto incluyen estar sentado en un escritorio más del 90% del tiempo. Se pueden tomar descansos para levantarse y estirarse según sea necesario. Durante los viajes, el empleado podría estar en vuelos que requieran permanecer sentado continuamente en espacios reducidos. Choose New Jersey explorará y proporcionará adaptaciones razonables para ayudar a cualquier persona cualificada con una discapacidad a desempeñar las funciones esenciales de su puesto. Si necesita alguna adaptación o tiene alguna pregunta, comuníquese con el Presidente o el Director Administrativo.

Compensación:

Choose New Jersey ofrecerá al candidato seleccionado un salario competitivo acorde con su formación académica, años de experiencia y habilidades. La oferta de compensación total incluirá los siguientes beneficios:

• Salario anual de entre 55,000 y 68,000 dólares, según la experiencia.
• Horario de trabajo híbrido
• 4 semanas de vacaciones pagadas + 10 días de baja por enfermedad
• 14 días festivos, incluyendo las vacaciones de invierno, más tu cumpleaños.
• Plan 401(k) con aporte de la compañía
• Permiso puente remunerado
• Plan integral de seguro médico
• Planes de seguro de visión, dental y de vida sin costo alguno

Acerca de Choose New Jersey:

Choose New Jersey es la principal organización sin fines de lucro del estado dedicada a la atracción de empresas. Aprovechamos el poder colectivo de los sectores empresarial, gubernamental, laboral y académico de Nueva Jersey para impulsar su economía. Trabajamos a nivel global, utilizando nuestra experiencia en marketing, servicios personalizados de desarrollo empresarial, profundo conocimiento del estado y capacidad de convocatoria, en colaboración con el gobierno estatal, para empoderar a empresas, emprendedores, líderes e innovadores y que elijan Nueva Jersey como su hogar.

Choose New Jersey es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Se considera a todos los solicitantes sin importar su raza, religión, credo, origen nacional, ciudadanía, ascendencia, sexo, género (incluida la no conformidad de género y la condición de persona transgénero), orientación sexual, edad, discapacidad física o mental, historial médico y/o estado de salud actual, rasgo celular o sanguíneo hereditario atípico (AHCBT), información genética, servicio militar (pasado, presente o futuro), estado familiar, estado civil, unión civil o pareja de hecho, identidad o expresión de género, embarazo, lactancia, tipo y textura de cabello, peinados protegidos o cualquier otra clasificación protegida por las leyes federales, estatales o locales. Choose New Jersey se compromete a que sus políticas y prácticas de empleo y personal cumplan con todas las leyes y regulaciones federales, estatales y locales aplicables en materia de no discriminación y acción afirmativa.