Karrieremöglichkeiten

Berufsbezeichnung:                                              Büroverwalter
Abteilung:                                        Büro des Geschäftsführers
Berichte an:                                           Präsident und Geschäftsführer
FLSA und Beschäftigungsstatus:             Freigestellt und Vollzeit
Ort:                                              Hybridmodell. Newark, NJ (Mo-Do), Homeoffice (Fr)

Choose New Jersey sucht eine erfahrene Fachkraft als neue/n Büroadministrator/in (OA). Die/Der OA berichtet direkt an den CEO und ist für alle administrativen Aufgaben und die Büroorganisation zuständig, die für den CEO und das Team von Choose New Jersey erforderlich sind. Die/Der ideale Kandidat/in übernimmt vielfältige administrative und operative Aufgaben. Dafür sind Erfahrung, Fachkenntnisse und Kommunikationsstärke erforderlich, insbesondere die Fähigkeit, mit Führungskräften der C-Suite und deren Vertretern innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu kommunizieren.

Aufgaben:

• Unterstützen Sie die Kalenderverwaltung des CEOs, indem Sie Termine, Konferenzen, Meetings und Reisen nach Bedarf planen und bestätigen. Treffen Sie Entscheidungen hinsichtlich der Priorisierung von Terminen und deren Umplanung.
• Allgemeine administrative Unterstützung leisten, um einen reibungslosen Bürobetrieb zu gewährleisten, einschließlich der Verwaltung von Büromaterial, Konferenzraumtechnik, Veranstaltungsvorbereitung, Aufrechterhaltung eines sauberen und einladenden Arbeitsbereichs (einschließlich Küchenbereich und Gemeinschaftsräume) sowie der Erledigung leichter Instandhaltungsarbeiten wie dem Gießen von Büropflanzen.
• Unterstützung bei der Erstellung und Verteilung von Mitteilungen, Besprechungsunterlagen und einfacher Korrespondenz nach Bedarf.
• Sie fungieren als Bindeglied zwischen dem Führungsteam, den Mitarbeitern und verschiedenen internen und externen Kunden, indem Sie Anrufe entgegennehmen und Besprechungen, Videokonferenzen und Besuche vor Ort organisieren.
• Bei Bedarf die Logistik für Abteilungsbesprechungen, Mitarbeiterversammlungen, Vorstandssitzungen und Baustellenbesuche koordinieren.
• Erstellen Sie vollständige Spesenabrechnungen gemäß den Spesenrichtlinien von Choose New Jersey für Geschäftsführer.
• Dient als Ansprechpartner für die externe Nutzung der Konferenzräume von Choose New Jersey.

Fähigkeiten / Qualifikationen:

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich oder entsprechende Berufserfahrung.
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften der C-Suite; Vorerfahrung im öffentlichen Dienst ist von Vorteil.
• Fundierte Kenntnisse der Microsoft Suite und fortgeschrittene Kalenderverwaltungsfähigkeiten in Outlook.
• Starke Organisationsfähigkeit mit Liebe zum Detail und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben mit unterschiedlichen Prioritäten schnell und effizient zu bewältigen.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, sowie die Fähigkeit, professionell mit Unterstützern und Mitarbeitern zu interagieren. Starke telefonische und persönliche Kommunikationsfähigkeiten, um das Unternehmen gegenüber allen externen Stakeholdern zu repräsentieren.
• Nachweisliche Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen, relevante Informationen zu beschaffen und angemessen und zeitnah zu reagieren.
• Geschichte des Aufbaus effektiver, partnerschaftlicher Arbeitsbeziehungen, die auf gegenseitigem Vertrauen, Integrität, Diskretion und Vertraulichkeit, gesundem Urteilsvermögen und Diplomatie beruhen.
• Eigeninitiative, Einfallsreichtum und die Bereitschaft, neue Fähigkeiten und Kenntnisse zu erwerben, wurden bereits unter Beweis gestellt.
• Nachgewiesene Erfahrung im Umgang mit sensiblen, vertraulichen Informationen

Zusätzliche Information:

• Voraussetzung für eine Anstellung ist eine Arbeitserlaubnis für die USA.
• Es wird eine durchgehend zuverlässige Methode für den Arbeitsweg benötigt.
• Zu den körperlichen Anforderungen dieser Position gehört, dass man mehr als 90 % der Zeit am Schreibtisch sitzt. Pausen zum Aufstehen und Strecken können nach Bedarf eingelegt werden. Auf Reisen kann der Mitarbeiter auf Flügen sein, die ständiges Sitzen in engen Räumen erfordern. Choose New Jersey wird angemessene Vorkehrungen prüfen und bereitstellen, um qualifizierten Personen mit Behinderung bei der Ausführung der wesentlichen Aufgaben ihres Jobs zu helfen. Bitte sprechen Sie mit dem Präsidenten oder CAO, wenn Sie eine Vorkehrung benötigen oder Fragen haben.

Ausgleich:

Choose New Jersey bietet dem erfolgreichen Bewerber ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das seiner Ausbildung, Berufserfahrung und seinen Qualifikationen entspricht. Das Gesamtvergütungsangebot umfasst die folgenden Leistungen:

• 55,000 – 68,000 US-Dollar Jahresgehalt je nach Erfahrung
• Hybrid-Arbeitszeitmodell
• 4 Wochen bezahlter Urlaub + 10 Krankheitstage
• 14 Feiertage, einschließlich der Winterferien, plus Ihr Geburtstag
• 401(k)-Plan mit Firmenübereinstimmung
• Bezahlter Brückenurlaub
• Umfassender Krankenversicherungsplan
• Kostenlose Seh-, Zahn- und Lebensversicherungen

Über Wählen Sie New Jersey:

Choose New Jersey ist die führende gemeinnützige Organisation des Staates zur Anziehung von Unternehmen. Wir nutzen die vereinte Kraft der Unternehmen, der Regierung, der Arbeitnehmer und der akademischen Sektoren von New Jersey, um die Wirtschaft des Staates auszubauen. Wir arbeiten weltweit und nutzen unsere Marketingkompetenz, unsere Concierge-Dienste zur Geschäftsentwicklung, unsere fundierten Kenntnisse des Staates und unsere Macht, in Zusammenarbeit mit der Landesregierung Unternehmen, Unternehmer, Führungskräfte und Innovatoren zu unterstützen, New Jersey zu ihrer Heimat zu machen.

Choose New Jersey ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Alle Bewerber werden für eine Anstellung berücksichtigt, ohne Rücksicht auf tatsächliche oder vermeintliche Rasse, Religion, Glaubensbekenntnis, nationale Herkunft, Staatsbürgerschaft, Abstammung, Geschlecht (einschließlich Geschlechtsnonkonformität und Status als Transgender-Person), sexuelle Orientierung, Alter, körperliche oder geistige Behinderung, Gesundheitsgeschichte und/oder aktuellen Gesundheitszustand, atypische erbliche Zell- oder Blutmerkmale (AHCBT), genetische Informationen, früheren, aktuellen oder zukünftigen Dienst in den uniformierten Streitkräften, Familienstand, Ehegatten-, Lebenspartnerschafts- oder Lebenspartnerschaftsstatus, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Schwangerschaft, Stillen, Haartyp, -struktur und geschützte Frisuren oder jede andere Klassifizierung, die durch Bundes-, Landes- oder Kommunalgesetze geschützt ist. Choose New Jersey beabsichtigt, dass seine Beschäftigungs- und Personalrichtlinien und -praktiken allen geltenden Bundes-, Landes- und Kommunalgesetzen und -vorschriften in Bezug auf Nichtdiskriminierung und positive Diskriminierung entsprechen.